Entre les tâches administratives, la gestion de l’agenda, les réponses aux emails et les échanges avec les autres membres de l’équipe, nombreux sont les dirigeants d’entreprises et les artisans qui finissent par vivre des journées chaotiques et peu productives. Bienheureusement, il existe un moyen assez efficace de se concentrer sur l’essentiel et d’améliorer son organisation globale : recruter une assistante.
Mais attention, pas n’importe laquelle ! Car, qu’elle soit de direction, administrative ou commerciale, la professionnelle qui occupe ce poste à un rôle déterminant à jouer dans le bon fonctionnement de l’entreprise et pour l’atteinte des objectifs de son manager.
Alors, plutôt que de vous laisser aller à la pêche dans l’océan de profils qui pullulent aujourd’hui, je vous donne ici toutes les armes et les bonnes astuces pour dénicher la « perle rare » !
Bien comprendre son rôle avant de recruter une assistante
Avant d’envisager de recruter un assistant ou une assistante, il est important de bien cerner la nature des missions que vous pouvez confier à un tel profil, ainsi que le rôle qu’il peut jouer dans votre entreprise.
C’est quoi une assistante (en entreprise) ?
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En résumé, retenez qu’une assistante est une employée dont le rôle est d’assister la personne sous la supervision de laquelle elle travaille, et de la décharger de certaines tâches. Cette dernière (un manager, un directeur ou un cadre de l’entreprise) peut alors se concentrer sur ses tâches à plus forte valeur ajoutée.
En fonction des besoins, de son profil et des tâches à effectuer, une assistante peut travailler dans plusieurs services :
- A la direction (assistante de direction)
- Au service administratif (assistante administrative) ;
- Au marketing (assistante commerciale) ;
- Aux ressources humaines (assistante RH), etc.
Quelles sont les missions d’une assistante ?
Qu’elle soit de direction ou administrative, une assistante est un véritable couteau suisse qui peut se charger de toute une variété de missions :
La gestion administrative
C’est l’une des principales missions qui revient à une assistante. Afin de vous faciliter la vie et de vous faire gagner du temps, votre assistante peut se charger de :
- La gestion de votre agenda (prise de rendez-vous, rappels et préparation des rencontres) ;
- La saisie de documents et la création de divers supports ;
- La gestion des courriels (relevé de la boîte de réception, envois et réponses aux emails) ;
- L’organisation de vos réunions, de vos déplacements et d’événements ;
- Le classement des communications et leur archivage, etc.
Ne plus avoir à gérer ces tâches répétitives et chronophages vous permet de vous concentrer sur l’essentiel et d’être plus performant.
Un support commercial
En fonction de vos besoins et de ceux de l’entreprise, vous pouvez également recruter une assistance pour assurer le suivi client, gérer les relations avec les fournisseurs, et même pour se charger de la prospection.
Pourquoi et quand recruter une assistante ?
Qui dit « recrutement », dit forcément « charges supplémentaires ». En tant que dirigeant, il est donc important d’évaluer les avantages qu’offre le recrutement d’une assistante, mais aussi de déterminer quand cela devient nécessaire.
Les avantages de recruter une assistante
A condition de trouver le bon profil et de réussir son intégration, le recrutement d’un assistant ou d’une assistante peut vous être bénéfique sur plusieurs plans :
Un réel gain de temps et de productivité
En déléguant les tâches chronophages, vous pouvez dégager plus de temps de travail réel pour vous concentrer sur les tâches plus importantes et gagner en productivité.
Une plus grande efficacité
Recruter une assistante vous permet de profiter d’une meilleure organisation et d’une bonne méthodologie dans la gestion des tâches administratives. Celles-ci sont donc traitées plus efficacement.
Du professionnalisme
Un(e) assistant(e) est souvent le/la premier(e) interlocuteur(trice) de l’entreprise avec ses partenaires et ses clients. Il (elle) peut donc contribuer à renforcer son image de marque en assurant une interface professionnelle et réactive.
Une meilleure gestion du stress
Votre assistant(e) peut être un allié efficace contre le stress en allégeant votre charge de travail et en vous aidant à mieux organiser vos journées. Il (Elle) peut ainsi contribuer à votre bien-être et à votre équilibre professionnel.
Dans quels cas faut-il absolument recruter une assistante ?
Vous pensez vous en sortir assez bien tout seul ? Vous pensez ne pas avoir besoin de recruter une assistante ? Afin d’en juger objectivement, voici 4 situations assez fréquentes que peuvent traverser un dirigeant d’entreprise ou un manager :
- Vous avez énormément de tâches administratives à gérer au quotidien et cela ralentit beaucoup l’exécution de vos tâches principales, avec un impact palpable sur votre productivité ;
- Vous oubliez parfois d’effectuer certaines tâches importantes ou vous manquez des rendez-vous ;
- Vous avez du mal à vous concentrer sur votre travail parce que vous êtes souvent interrompu par des messages ou des appels professionnels ;
- Vous ne parvenez pas à trouver le temps pour préparer et organiser vos réunions ou séances de travail avec vos collaborateurs ou vos partenaires externes.
Si vous répondez « Oui » à une ou plusieurs de ces questions, il est clairement temps pour vous de vous faire assister.
Pourquoi recruter une assistance en freelance plutôt qu’en CDD/CDI ?
S’il est désormais clair pour vous que vous avez besoin d’un(e) assistant(e), vous devez maintenant définir quelle forme doit prendre votre collaboration. Avec la digitalisation générale des tâches et l’essor du travail indépendant, le métier d’assistant(e) a connu d’importantes évolutions et peut notamment s’exercer en freelance.
Cette forme de travail présente plusieurs avantages évidents, comme :
Des horaires de travail flexibles
Un(e) assistant(e) freelance possède, par définition, des horaires de travail flexibles qui peuvent s’adapter à ceux qui vous conviennent le mieux. Vous recherchez un collaborateur qui peut travailler en dehors des heures conventionnelles pour vous fournir un compte-rendu de réunion ou préparer vos rendez-vous du lendemain ? Un(e) assistant(e) freelance est l’option idéale.
Des coûts maîtrisés et une facturation à la mission
Travailler avec un freelance vous offre la possibilité de limiter vos dépenses, en sollicitant ses services uniquement quand vous en avez besoin. Ainsi, plutôt que de payer un SMIC, voire plus, en embauchant un travailleur à plein temps, vous pouvez convenir d’une facturation à la mission ou à l’heure ouvrée.
Pas de formalités administratives
Un assistant en freelance est un fournisseur de services. A ce titre, vous n’avez pas de charges sociales à payer, ni de démarches administratives particulières à effectuer. Vous économisez ainsi du temps et de l’argent.
Comment recruter l’assistante idéale, étape par étape ?
Prêt à trouver l’assistante freelance idéale pour vous accompagner efficacement dans vos différentes missions ? Voici comment procéder, étape par étape :
Bien définir ses besoins pour trouver l'assistante idéale
Avant de lancer votre recherche, prenez le temps de bien évaluer vos besoins spécifiques. Déterminez notamment aussi clairement que possible :
- Les missions que vous souhaitez confier ;
- Les compétences et les qualifications nécessaires pour chaque mission : compétences en bureautique (tableurs, messagerie, traitement de texte, présentations, gestion d’agenda, etc.), formation initiale, expérience professionnelle, etc.
- Les qualités humaines requises : autonomie, rigueur, sens de l’organisation, réactivité, communication, sens du travail en équipe, etc.
- Votre budget : Fixez-vous un budget précis en tenant compte des spécificités des missions et des prix pratiqués sur le marché.
Rédiger une offre d'emploi attractive et efficace
Pour attirer les meilleurs candidats, il est important de bien soigner la rédaction de votre offre d’emploi. Celle-ci doit être claire et concise, tout en fournissant les informations utiles. Elle doit notamment comporter :
- Un titre accrocheur contenant l’intitulé du poste : « Recherche assistante de direction polyvalente et dynamique pour missions récurrentes » ;
- Une description précise du poste, incluant le profil recherché, les compétences requises et les missions à confier ;
- Les avantages du poste : horaires et conditions de travail, possibilité d’évolution, autres avantages particuliers ;
- Les informations de contact : email, site web, téléphone.
Préparer et réussir l'entretien de sélection
Quel que soit le canal par lequel vous passez pour recruter une assistante, vous devez intégrer au processus, une phase d’entretien, en présentiel ou en ligne. Cette étape est l’occasion pour vous de rencontrer les candidats présélectionnés, afin d’évaluer leurs compétences et de vous faire une première idée sur leurs compétences et leur motivation.
Pour en tirer le meilleur et faire un tri efficace parmi les candidatures, préparez-vous correctement en vous assurant de :
- Définir clairement le déroulement de l’entretien et les points à aborder ;
- Rédigez les questions à poser ; idéalement, faites un mix de questions précises et de questions ouvertes ;
- Définissez un barème d’évaluation permettant de noter objectivement chaque candidat ;
- Créer un environnement d’entretien propice professionnel et propice aux échanges ;
- Rester attentif aux différents candidats, à leur communication non-verbale et à leur réactivité ;
- Préparer de petits tests pratiques afin d’évaluer les compétences concrètes de chaque candidat.
Retenir le(a) bon(ne) candidat(e) et l’intégrer à votre équipe
Au terme des entretiens, faites le point en comparant les notes finales obtenues sur la base de votre barème. En plus de cela, je vous recommande de tenir compte de vos impressions personnelles au cours des entretiens. Etant donné que vous serez amené à collaborer étroitement avec votre assistant(e), il est en effet souhaitable que vous ayez un bon « feeling » avec le (la) candidat(e) retenu(e).
Une fois que votre choix définitif est fait, organisez l’intégration de votre nouvel assistant. Pour cela, prenez le temps de lui présenter plus en détail, l’entreprise et votre activité. Prévoyez une formation à vos procédures et à l’utilisation d’outils spécifiques, le cas échéant. Redéfinissez clairement les objectifs et, ainsi qu’un planning de « milestones » afin de suivre efficacement son avancement.
Où recruter une assistante freelance ?
Pour trouver les meilleurs profils afin de répondre à vos besoins en assistance de direction, administrative ou commerciale, je vous recommande d’explorer les pistes suivantes :
Les plateformes de freelance
Il y en a aujourd’hui un grand nombre ; chacune ayant ses atouts et ses limites. Parmi les plus intuitives et les plus efficaces pour les porteurs de projet, il y a notamment Wipresta. Cette plateforme mobile propose une solution moderne de mise en relation basée sur un algorithme avancé qui permet de faire matcher instantanément les meilleurs profils pour les besoins précisés. C’est rapide et gratuit !
D’autres plateformes comme Malt, Upwork et Guru sont également d’intéressants viviers de freelances.
Les réseaux professionnels
En publiant une offre sur LinkedIn, vous avez la possibilité de trouver une assistante freelance pour vos différents projets. Ce réseau jouit d’une grande popularité et propose des solutions de recrutement intéressantes pour les entreprises.
Les jobboards généralistes
Les sites d’emploi comme Indeed, Glassdoor et Monster sont d’excellentes adresses pour faire du sourcing et dénicher la perle rare pour vos différentes missions. Leur mode de fonctionnement peut légèrement varier, d’une plateforme à l’autre.
FAQ
Quelle est la rémunération d’une assistante freelance ?
La rémunération d’une assistante freelance peut beaucoup varier, sur la base de plusieurs facteurs, comme son expérience, ses compétences, ainsi que les missions qui lui sont affectées. A titre indicatif, comptez :
- Entre 150 € et 250 € par jour pour une assistante débutante et jusqu’à 350 €/jour pour les profils les plus pointus et les plus expérimentés ;
- Entre 30 et 50 €/heure pour une facturation horaire.
Pour les missions ponctuelles, tout dépend des tâches à accomplir et de l’expérience du freelance.
Quelles sont les questions à poser lors d’un entretien pour recruter une assistante ?
Pour identifier le bon profil lors d’un entretien, posez aux candidats, des questions ouvertes et fermées sur différents points :
- Le parcours professionnel et les expériences à un poste similaire ;
- Les principales compétences et atouts pour le poste ;
- La méthodologie de travail (de façon autonome ou suivant des instructions précises) ;
- Le niveau en bureautique ;
- Les qualités relationnelles et l’esprit d’équipe ;
- La réactivité face aux imprévus et à la pression ;
- La réelle disponibilité.
Sur quelle plateforme recruter une assistante en freelance ?
Pour trouver et recruter une assistante en freelance qui répond effectivement à vos besoins, inscrivez-vous sur Wipresta et publiez une offre sur cette plateforme de mise en relation 2.0.
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